Unsere Informationen zum Datenschutz als Notare

 Wer ist verantwortlich, an wen können Sie sich wenden? Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sind wir, der Notar Eike Christian Peters und Dr. Rolf Momberg Notar a.D. mit Amtssitz in Eschwege. Sie können sich für alle Datenschutzanfragen an uns, als verantwortlicher Notar oder an meine Datenschutzbeauftragten wenden und zwar wie folgt:

Welche Daten verarbeite ich und woher kommen diese Daten? Ich verarbeite personenbezogene Daten, die ich von Ihnen selbst oder von Ihnen beauftragten Dritten (z.B. Rechtsanwalt, Steuerberater, Makler, Kreditinstitut) erhalte, wie z. B.

• Daten zur Person, z. B. Vor- und Nachname, Geburtsdatum und Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Familienstand, im Einzelfall Ihre Geburtsregisternummer;
• Daten zur Kontaktaufnahme, wie z. B. postalische Anschrift, Telefon- und Fax-Nummern, E-Mail-Adresse;
• bei Grundstücksverträgen Ihre steuerliche Identifikationsnummer;
• in bestimmten Fällen, z. B. bei Eheverträgen, Testamenten, Erbverträgen oder Adoptionen auch Daten zu Ihrer familiären Situation und zu Ihren Vermögenswerten sowie ggf. Angaben zu Ihrer Gesundheit oder andere sensible Daten, z. B. weil diese zur Dokumentation Ihrer Geschäftsfähigkeit dienen;
• in bestimmten Fällen auch Daten aus Ihren Rechtsbeziehungen mit Dritten, wie z. B. Aktenzeichen oder Darlehens- oder Konto-Nummern bei Kreditinstituten

Außerdem verarbeite ich Daten aus öffentlichen Registern, z. B. Grundbuch, Handels- und Vereinsregistern.

Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden die Daten verarbeitet? Als Notar sind wir Träger eines öffentlichen Amtes. Unsere Amtstätigkeit erfolgt in Wahrnehmung einer Aufgabe, die im Interesse der Allgemeinheit an einer geordneten vorsorgenden Rechtspflege und damit im öffentlichen Interesse liegt und in Ausübung öffentlicher Gewalt (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DS-GVO).

Ihre Daten werden ausschließlich verarbeitet, um die von Ihnen und Anderen an einem Vorgang beteiligten Personen begehrte notarielle Tätigkeit entsprechend meinen Amtspflichten durchzuführen, also etwa zur Erstellung von Urkundsentwürfen oder zur Durchführung von Beratungen. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt immer nur aufgrund der für mich geltenden berufs- und verfahrensrechtlichen Bestimmungen, die sich im Wesentlichen aus der Bundesnotarordnung und dem Beurkundungsgesetz ergeben. Aus diesen Bestimmungen ergibt sich für mich zugleich auch die rechtliche Verpflichtung zur Verarbeitung der erforderlichen Daten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DS-GVO).

An wen geben wir Daten weiter? Als Notar unterliegen wir einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht. Diese Verschwiegenheitspflicht gilt auch für alle unsere Mitarbeiter*innen und sonst von mir Beauftragten. Wir dürfen Ihre Daten daher nur weitergeben, wenn und soweit wir dazu im Einzelfall verpflichtet sind, z. B. aufgrund von Mitteilungspflichten gegenüber der Finanzverwaltung oder an öffentliche Register wie Grundbuchamt, Handels- oder Vereinsregister, Zentrales Testamentsregister, Vorsorgeregister, Gerichte wie Nachlass-, Betreuungs- oder Familiengericht oder Behörden. Im Rahmen der Standes- und Dienstaufsicht bin ich unter Umständen auch zur Erteilung von Auskünften an die Notarkammer oder meine Dienstaufsichtsbehörde verpflichtet, die wiederum einer amtlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.

Ansonsten werden Ihre Daten nur weitergegeben, wenn wir hierzu aufgrund von Ihnen abgegebener Erklärungen verpflichtet sind oder Sie mit der Weitergabe einverstanden sind.

Werden Daten an Drittländer übermittelt? Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in Drittländer erfolgt nur auf besonderen Antrag von Ihnen oder wenn und soweit ein Urkundsbeteiligter in einem Drittland ansässig ist.

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert? Wir verarbeiten und speichere Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen unserer gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.

Nach § 5 Abs. 4 Dienstordnung für Notarinnen und Notare (DONot) gelten für die Aufbewahrung von notariellen Unterlagen folgende Aufbewahrungsfristen:

• Urkundenrolle, Erbvertragsverzeichnis, Namensverzeichnis zur Urkundenrolle und Urkundensammlung einschließlich der gesondert aufbewahrten Erbverträge (§ 18 Abs. 4 DONot): 100 Jahre
• Verwahrungsbuch, Massenbuch, Namensverzeichnis zum Massenbuch, Anderkontenliste, Generalakten: 30 Jahre
• Nebenakten: 7 Jahre; der Notar kann spätestens bei der letzten inhaltlichen Bearbeitung schriftlich eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen, z. B. bei Verfügungen des Todes wegen oder im Falle der Regressgefahr; die Bestimmung kann auch generell für einzelne Arten von Rechtsgeschäften wie z. B für Verfügungen des Todes wegen getroffen werden.

• Auskunft darüber zu verlangen, welche personenbezogenen Daten wir von Ihnen verarbeiten, zu welchem Zweck wir die Daten verarbeiten und welche Kategorien von personenbezogenen Daten wir verarbeiten, an wen die Daten ggf. weitergeleitet wurden, wie lange die Daten ggf. gespeichert werden sollen und welche Rechte Ihnen zustehen.
• unzutreffende, Sie betreffende personenbezogene Daten, die bei uns gespeichert worden sind, berichtigen zu lassen. Ebenso haben Sie das Recht, einen bei uns gespeicherten unvollständigen Datensatz ergänzen zu lassen.
• Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern ein gesetzlich vorgesehener Grund zur Löschung vorliegt (vgl. Art. 17 DS-GVO) und die Verarbeitung Ihrer Daten nicht zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder aus anderen vorrangigen Gründen im Sinne der DS-GVO geboten ist.
• von uns zu verlangen, dass wir Ihre Daten nur noch eingeschränkt, z. B. zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses, verarbeite, während ich beispielsweise Ihren Anspruch auf Berichtigung oder Widerspruch prüfe oder wenn wir Ihren Löschungsanspruch ablehnen (vgl. Art. 18 DS-GVO).
• der Verarbeitung zu widersprechen. Dies führt aber nicht zur Löschung Ihrer Daten, soweit wir als Notare unsere im öffentlichen Interesse liegenden Aufgaben wahrzunehmen haben.
• sich mit einer datenschutzrechtlichen Beschwerde an die Aufsichtsbehörde zu wenden:
  
  Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
  Postfach 3163
  65021 Wiesbaden
  
  Telefon: +49 611 1408-0
  Telefax: +49 611 1408-611